LA DIVULGATION ET ACCÈS AUX DOCUMENTS

Le syndicat des copropriétaires (ci-après «Syndicat ») est sous l’obligation de conserver les documents relatifs à la déclaration de copropriété et de les rendre disponibles pour consultation par les copropriétaires.[1] Un/une secrétaire peut être désigné par le conseil d’administration pour conserver les livres et les registres du Syndicat.[2]

Les copropriétaires ont le droit de consulter les documents conservés par le Syndicat pour s’assurer que ce dernier dispose de fonds suffisants pour accomplir ses fonctions: la conservation de l’immeuble, l’entretien et l’administration des parties communes, la sauvegarde des droits afférents à l’immeuble ou à la copropriété, ainsi que toutes les opérations d’intérêt commun.[3]

Les documents du registre du Syndicat, tels que les procès-verbaux (lien hypertexte) et les résolutions adoptées lors de l’assemblée annuelle des copropriétaires, sont disponibles pour consultation.[4]

Cependant, le droit d’accès et de consultation des documents de la copropriété est limité par le droit à la vie privée des autres copropriétaires.[5] Ni les documents de comptabilité et de finance personnelle des copropriétaires sont à la disposition des autres copropriétaires, ni les notes écrites par un gardien de sécurité concernant les autres copropriétaires.[6]

En outre, le droit de consulter les documents ne donne pas droit à l’analyse complète et approfondie des documents, ou au droit de conserver ces derniers à des fins personnelles. L’accès illimité aux documents n’est réservé que pour le Syndicat lui-même et non à tous les copropriétaires.[7]

La décision Fortier c. Syndicat des copropriétaires Condominium les Châtelets 2008 a confirmé que tous les documents disponibles pour des fins de consultation par les copropriétaires sont ceux sous l’égide des articles 1070 et 1087 du C.C.Q.[8]

Les documents énoncés sous l’article 1070 C.C.Q incluent:

–  Le registre des copropriétaires;

– Les procès-verbaux des assemblées des copropriétaire et du conseil d’administration;

– La déclaration de copropriété;

– La copie du plan cadastral;

– Les plans et spécifications de l’immeuble; et

– Tous autres documents relatifs à l’immeuble et au Syndicat.

 

Les documents énoncés sous l’article 1087 C.C.Q incluent:

– Le bilan financier du Syndicat;

– L’état des dettes et créances du Syndicat;

– L’état des résultats de l’exercice écoulé;

–  Le budget prévisionnel;

– Tout projet de modification à la déclaration de copropriété; et

– Les notes sur les modalités essentielles de tout contrat proposé et de tout travaux projetés.

 

[1] C.C.Q. Art. 342;

[2] C.C.Q. Art. 343.

[3] C.C.Q. Art. 1039.

[4] C.C.Q. Art. 1070.

[5] Rehmat c. Montazami 2013 QCCS 1745, à para 26.

[6] Ibid.

[7] Immeubles Heywood c. Syndicat le Versailles, 2008 QCCS 6215.

[8] Fortier c. Syndicat des Copropriétaires Condominium les Châtelets, 2008 QCCS 2507.

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Le processus présenté ci-dessus ne constitue qu’un outil de référence et ne comporte aucune garantie relative à votre dossier. Nous vous recommandons fortement de recourir aux conseils juridiques d’un avocat, membre en règle du Barreau du Québec. Les particularités propres à chaque cas d’espèce doivent faire l’objet d’une analyse exhaustive puisque le processus peut s’avérer complexe et techniquement difficile.

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