L'ASSEMBLÉE ANNUELLE DES COPROPRIÉTAIRES
I. L’ordre du jour
La déclaration de copropriété établit l’ordre du jour de l’assemblée des copropriétaires.
L’ordre du jour décrit le sujet à discuter lors de l’assemblée des copropriétaires. Les copropriétaires sont invités à participer au processus décisionnel à travers l’exercice de leur droit de vote inhérent à leur fraction de la copropriété.
Ces derniers peuvent avancer une proposition à l’assemblée des copropriétaires. Il/elle aura cinq jours après la réception de l’avis de convocation pour demander que leur proposition soit ajoutée à l’ordre du jour,[1] lequel modifié sera ensuite distribué à tous les autres copropriétaires.
II. Procès-verbal de l’assemblée des copropriétaires
Les procès-verbaux rendent compte de toute les décisions et résolutions entreprises lors de l’assemblée des copropriétaires. Le format habituel pour les procès-verbaux comprend le nom du syndicat des copropriétaires, l’heure et l’emplacement de l’endroit où la réunion a eu lieu. Le procès-verbal doit être précis et le texte doit être clair pour qu’ils soient fiables.
Un enregistrement du vote et des décisions prises est conservé par le/la secrétaire et une résolution est rédigée. Les copropriétaires peuvent consulter les procès-verbaux de l’assemblée des copropriétaires pour se renseigner sur les sujets abordés et les résolutions adoptées.[2]
Le procès-verbal est signé et daté par le/la secrétaire du syndicat des copropriétaires.[3] Bien qu’il ne soit pas obligatoire, il est recommandé que le/la président(e) du syndicat des copropriétaires signe les procès-verbaux à des fins d’exactitude et de vérification.
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Le processus présenté ci-dessus ne constitue qu’un outil de référence et ne comporte aucune garantie relative à votre dossier. Nous vous recommandons fortement de recourir aux conseils juridiques d’un avocat, membre en règle du Barreau du Québec. Les particularités propres à chaque cas d’espèce doivent faire l’objet d’une analyse exhaustive puisque le processus peut s’avérer complexe et techniquement difficile.